留學生如何給教授發郵件？超詳細寫作指南請收好！

在電子通訊如此發達、各大社交網站如雨後春筍般冒出來的當下，人們(men) 已經很習(xi) 慣用微信、WhatsApp等即時通訊工具與(yu) 彼此溝通了，千禧一代對此更是輕車熟路。但隨著年紀的增長，你與(yu) 他人之間的溝通內(nei) 容不再完全是朋友之間的相互調侃、互甩表情包大戰了。你會(hui) 發現你需要和顧問、老師、教授等成年人進行嚴(yan) 肅的對話，而這類溝通往往是通過電子郵件的形式進行的。

機構老師不止一次地強調，你應當與(yu) 老師、教授建立良好的關(guan) 係。雖然你與(yu) 教授的大部分互動都是在課堂上或辦公室答疑時間進行的，但通過電子郵件以專(zhuan) 業(ye) 和恰當的方式與(yu) 教授交流也十分重要。在與(yu) 業(ye) 內(nei) 德高望重的教授交談時，最好不要表現得太過於(yu) 正式或僵硬，但更加不要顯得漫不經心。不管此次談話的目的是為(wei) 了詢問某份作業(ye) 的詳情這種小事，還是為(wei) 了索要一封推薦信這樣的大事，都要確保你給對方留下了恰當的印象。

電子郵件的書(shu) 寫(xie) 方式與(yu) 即時短消息不同，平日裏隻使用微信和短信的同學可能一下子難以習(xi) 慣，例如寫(xie) 郵件的時候忘記寫(xie) 主題，老師可能會(hui) 以為(wei) 是不重要的或者垃圾郵件直接忽略了，或者寫(xie) 完郵件卻忘記加上附件，點擊“發送”按鈕的那一刻才意識到，這時拔掉網線也無法阻止這封愚蠢的郵件被送到教授收件箱裏。為(wei) 了防止大家以後再遇到這種恨不得掘地三尺的尷尬局麵，機構顧問老師整理了一份詳細的電子郵件寫(xie) 作指南：

電子郵件結構

稱謂：“Dear Professor X”

寫(xie) 給教授的電子郵件應當以“Dear Professor X”開頭， 一個(ge) 恰當的提稱語和稱謂將讓你事半功倍。如果這是你第一次聯係這位教授，你可以用“Dear”或“Hello”來開頭；如果你和這位教授已經有過多次通信往來了，也可以隻說“Hi”，但需要注意的是，如果是第一次給對方寫(xie) 信的話，使用“Hi”來開頭可能會(hui) 顯得過於(yu) 隨意。

接著需要寫(xie) 收件人的稱謂，例如“Professor”或者“Dr.”，簡寫(xie) 成“Prof.”也可以。一般來說“Professor”是最常見的稱謂，但如果你的導師隻擁有博士學位，而還沒當上教授，例如可能還是一個(ge) 博士後研究員，那麽(me) 你可以稱他為(wei) “Dr.”。不要用“Mr.”或“Mrs.”這種區分性別的稱謂去稱呼你的教授，雖然美國高中裏經常會(hui) 用這類稱謂去稱呼老師，但用在和大學教授的郵件中就會(hui) 顯得不夠成熟、沒有專(zhuan) 業(ye) 風範。

在這裏要強調的是，我們(men) 前文給出的模板是“Dear Professor X”，但自己寫(xie) 的時候一定要記得把這裏的X替換成收件人的名字，並確保你把對方的名字拚寫(xie) 正確了，更加不要直接套用發給A教授的郵件，草草修改後又發給B教授，卻忘了把稱謂改成B教授。一些老師的名字裏可能有連字符，或者獨特的拚寫(xie) 方式和大小寫(xie) 規則，因此在撰寫(xie) 電子郵件的時候要格外注意這些特殊的小細節，這將會(hui) 讓收件人感到你的誠意和尊重。

寒暄客套：

“I hope you enjoyed the weekend（希望你度過了一個(ge) 美好的周末）!”

寫(xie) 信時不能一開場就直奔主題，而要說一些寒暄語，為(wei) 你的郵件奠定友好真誠的基調。如果你不太了解收件人，你可以說些比較空泛的寒暄語，例如“hope you’re enjoying the weather today（今天天氣真不錯）”或者“hope you had a lovely break（希望你在假期裏度過了一段愉快的時光”等。這種客套寒暄會(hui) 讓對方覺得你把他當做一個(ge) 有血有肉的人來看待，向對方展示你的關(guan) 心，而不是讓對方覺得你隻是衝(chong) 著推薦信或別的請求來的。不管是寫(xie) 給誰的郵件，在正文開頭寫(xie) 寒暄語將會(hui) 顯得你很有禮貌。

表明身份：

“I’m in your 11:00 a.m. Wednesday section of Literary Methods（我是您周三上午11點的文學理論課的學生）”

雖然你很容易就能記住教授的名字和長相，但如果課堂規模很大、學生很多，或者學期才剛剛開始的話，這位教授可能根本就不記得你。因此需要你表明自己的身份，告訴教授你是如何獲得他的聯係方式的，例如是他某門課上的學生嗎？還是希望下學期能夠選修他的課程，但是已經選滿了，所以想要向他爭(zheng) 取多一個(ge) 聽課名額？又或者你們(men) 是在某場社交活動或教職工活動上認識的？表明身份、向教授解釋了你們(men) 是如何認識的之後，下一步就是要提出自己的請求了。

提出請求:

“I was hoping we could meet in person to talk about the upcoming paper（我希望能夠有機會(hui) 和您麵對麵地談一下接下來要寫(xie) 的這篇論文）”

到了這裏你就可以明確提出你的請求了，例如作業(ye) 沒來得及寫(xie) 完，請求教授讓你延期交作業(ye) ，或者想要預約一個(ge) 辦公室答疑時間，又或者是作業(ye) 裏有個(ge) 要求沒有看懂，希望教授能夠進一步解釋。向教授提出請求之前一定要三思，這個(ge) 問題是不是已經在教學大綱裏解釋過了？你是不是拖到最後一刻不得已才寫(xie) 信請求教授讓你延期交作業(ye) ，而他可能沒有來得及看？你是真的遇到突發狀況導致來不及完成作業(ye) ，還是在為(wei) 自己時間管理不當找借口？

提出請求之前需要確定這個(ge) 問題是你自己無法解決(jue) 的，而不要提出一大堆你本應該自己能夠找到答案的問題，反而會(hui) 使得教授厭煩。例如假設你打算問教授周一的課上你有沒有漏掉哪些知識點，這個(ge) 問題你完全可以向其他同學求教或借閱他們(men) 的筆記，而不必寫(xie) 一封郵件給教授，讓他知道你周一沒有好好聽課。

如果你的請求非常具體(ti) ，例如請教授幫忙看一篇論文草稿，或者幫你填寫(xie) 某個(ge) 表格之類的，最好能夠指定一個(ge) 截止日期，告訴教授你希望在X月X日之前能夠拿到需要的材料。指定明確的截止日期可以讓教授馬上把這件事添加到他的行程表和待辦事項中，而不會(hui) 丟(diu) 失在茫茫的數千封電子郵件裏。

表示感謝:

“If you could let me know if you’re available to meet on Thursday at 4:15, I’d really appreciate it（如果您周四4:15時有空見麵的話，我將非常感激）.”

結束郵件之前，你應當清楚地複述一遍你的請求，但是語氣要格外禮貌、充滿感激，向教授表達你很感謝他在學術方麵為(wei) 你傾(qing) 注的時間和經曆。

結尾致謝與(yu) 署名：“Thanks, Z”

結尾的致謝方式有很多種，例如“Thank you”、“Thanks”、 “Sincerely”、“Best”等，基本上沒有什麽(me) 差別。如果寫(xie) 信的目的是請求教授幫忙的話，一般最好還是說“Thank you”，這樣看起來更加有禮貌、飽含感激之情。

其他需要注意的問題

I

給教授發郵件的時候最好使用大學為(wei) 你注冊(ce) 的官網郵箱，而不要使用你的私人郵箱。因為(wei) 私人郵箱發給教授的郵件很有可能會(hui) 被拒收或者直接被丟(diu) 進垃圾箱裏；此外使用學校為(wei) 你注冊(ce) 的官方郵箱地址也會(hui) 顯得更加專(zhuan) 業(ye) ，如果你的私人郵箱賬號是你的姓名拚寫(xie) 的話還無傷(shang) 大雅，但如果你還在用10歲時心愛動漫人物的名字做郵箱賬號的話，則會(hui) 顯得幼稚而不專(zhuan) 業(ye) 。

II

郵件標題要簡明扼要，郵件的標題應當能夠讓收件人一看就知道這封郵件是關(guan) 於(yu) 什麽(me) 的，才能確保雙方之間的溝通清晰明了。例如前文的模板中，學生寫(xie) 信要預約辦公室答疑時間，那麽(me) 郵件的標題應為(wei) “Office Hours on Thursday（星期四辦公室答疑時間）”。

III

如果郵件發出去一星期了還沒收到回複的話，可以親(qin) 自去找教授或者再發一封郵件跟進。跟進郵件的前兩(liang) 步和上文一樣，即稱謂和寒暄，接著可以寫(xie) “我想要跟進一下上封郵件和您談過的事情，您什麽(me) 時候方便我們(men) 可以見麵談一下？"大學教授回郵件的速度往往是出了名的慢，但有可能你發的上一封郵件沒有送達，或者教授本來是要給你寫(xie) 回信的，結果有事情打斷了他的思路，於(yu) 是就忘了要回你郵件這回事了。

能夠撰寫(xie) 專(zhuan) 業(ye) 的電子郵件是一項十分寶貴的技能，不管是在大學裏還是在職場中，都將讓你裨益無窮。一封清晰又有禮貌的郵件還能讓收件人更有可能認真回答你的問題，同時也培養(yang) 了你和教授之間的關(guan) 係。看完了機構老師給出的小貼士後，希望你現在已經清楚了給教授的電子郵件需要包括哪些結構、注意哪些措辭等，相信下一封郵件你將能把這些知識要點都派上用場。千萬(wan) 記住的是，提問題之前一定要仔細閱讀課程大綱和材料，不要去問教授那些你本來就可以在材料中找到的問題。